Sistema de Gestión para Hoteles: Definición, Funciones y Más!
¿Qué es un Sistema de Gestión para hoteles? ¿Cuáles son algunas de sus funciones? ¿Cuáles son los mejores? Son algunas de las preguntas más frecuentes que intentaremos responder en este post.
La semana pasada, les presentamos uno de los conceptos más intrigantes en la industria de la hospitalidad, el Revenue Management, hoy vamos a hablar de otro concepto que es muy discutido en la industria de la hospitalidad: El Sistema de Gestión para hoteles o -mundialmente conocido como- PMS por sus siglas en inglés Property Management System.
Si usted está en la industria del alojamiento debe haber notado que para dirigir un negocio exitoso, ofrecer un excelente servicio al cliente ya no parece ser suficiente. Por el contrario, nos vemos obligados a aprender y ser expertos en muchos otros campos como el Marketing Digital , conocer sobre herramientas tecnólogicas, sin mencionar ocuparnos de las operaciones del día a día que cada departamento de un hotel requiere. Automatizar estos procesos con un PMS ayuda a que las operaciones sean lo más fluidas y sencillas posible.
Así que entremos en tema…
¿Qué es un PMS?
Como definición rápida de PMS (Property Management System) podríamos decir que son «softwares que facilitan las operaciones diarias de cualquier negocio de alojamiento, como las reservas, la recepción, la limpieza, el mantenimiento, la facturación y el análisis de las estadísticas». Como puede resultar bastante obvio, ofrecen a los gerentes la posibilidad de gestionar toda la propiedad con un único software, sustituyendo los anticuados métodos manuales y planillas de Excel que hoy en día se consideran ineficaces y una pérdida de tiempo. El objetivo principal de un PMS es acelerar y optimizar los procesos existentes para ahorrar tiempo y recursos a los gerentes de hoteles.
Tradicionalmente los PMS se han asociado a grandes hoteles o complejos turísticos, sin embargo, hoy en día estos sistemas de gestión están pisando cada vez más fuerte en propiedades más pequeñas como hoteles boutique, hostels, bed & breakfasts, alquileres vacacionales, etc.
Ahora veamos cuáles son las funciones o características imprescindibles que debe incluir un buen PMS.
¿En qué hay que fijarse a la hora de elegir un PMS?
A estas alturas ya debes saber que no todos los PMS son iguales. Por lo tanto, a la hora de buscar esta solución hay que tener en cuenta algunos puntos importantes:
En primer lugar, busque un sistema de gestión hotelera que le proporcione una forma intuitiva y precisa de gestionar sus operaciones diarias, como las reservas, las entradas y salidas, el estado de la limpieza y la facturación. La principal señal de un software bien diseñado es que requiere poca o ninguna capacitación adicional.
En segundo lugar, es preferible optar por un sistema que ofrezca una funcionalidad modular. La razón es que ello permite elegir fácilmente los módulos que necesita y que se ajustan mejor al tipo de propiedad que usted tiene y dejar de lado el resto sin gastar dinero innecesariamente en ellos, evitándose la adquisición de módulos que no son compatibles con su propiedad.
Además, un buen sistema de gestión inmobiliaria debe permitir integraciones. Desde la integración básica de un Channel Manager para controlar la disponibilidad hasta aplicaciones y extensiones más personalizadas para gestionar estrategias de marketing, Revenue Management, análisis de datos, ventas, etc.
Por último, pero no por ello menos importante, al buscar un PMS hay que tener en cuenta la función de recolección de datos y gestión de huéspedes. Como todos estamos de acuerdo, la experiencia de los huéspedes es el centro de cualquier negocio de alojamiento, por lo que debe asegurarse de poder registrar las preferencias de los huéspedes, el historial de los mismos para saber si es un huésped frecuente o nuevo, los datos de contacto para evitar que se les pida la misma información cada vez que se alojan en su establecimiento, etc. Además de permitir la recopilación y el almacenamiento de datos, un buen PMS debe tener la funcionalidad de reportes para clasificar y exportar fácilmente el tipo de información sobre la que desea trabajar, para, por ejemplo, campañas específicas de marketing y publicidad.
Ahora veamos algunos de los mejores sistemas de gestión en la industria hotelera.
Oracle Opera
Opera de Oracle es un PMS robusto para hoteles de cualquier tamaño -sugerido sobre todo para propiedades de tamaño medio y grande- que les permite centralizar el control de todas las operaciones y ofrecer una mayor experiencia al cliente tanto online como offline.
Easy Front Desk
Easy Front Desk PMS ofrece la mejor relación calidad-precio, ofreciendo un producto completo e innovador, siempre en constante evolución según las necesidades del mercado. Recientemente se ha añadido un módulo de check-in exprés que permite a los huéspedes hacer el check-in desde sus dispositivos las 24 horas del día. A su llegada, sólo tienen que mostrar su pasaporte para verificar su identidad. Adiós a las largas colas en la recepción. ¡Bienvenidos procedimientos más seguros!
Protel
Protel es un PMS intuitivo. Ofrece una comunicación perfecta entre los departamentos, así como funciones de facturación y control para ayudar a realizar un seguimiento de cada transacción.
Room Master
Roommaster PMS es flexible ya que se adapta a las necesidades de todo tipo de propiedades. Proporciona las herramientas para gestionar el negocio de forma eficiente a un precio asequible.
CloudBeds
Cloudbeds PMS es un sistema fácil de usar y robusto, que ayuda a proporcionar una experiencia excepcional y segura para los huéspedes.