A la hora de pensar en la gestión de las reservas y los ingresos de un hotel independiente, normalmente se piensa automáticamente en las agencias de viajes online (OTA´s) en las cuales venderemos nuestras habitaciones. Además pensamos en un Motor de Reservas directas, en un sistema de gestión de estos canales de venta online (Channel Manager) o en estar atento a la reputación de nuestra propiedad, atendiendo las opiniones y los pedidos de nuestros huéspedes.
Sin embargo, un punto primordial que debería llamar la atención antes que nada, es el de valerse de un Sistema de Gestión Hotelera (Property Management System -PMS-) que permita administrar de forma ordenada y simple el negocio hotelero. Sin esto último, cualquier intento por potenciar correctamente los ingresos de nuestro hotel y tomar decisiones estratégicas acertadas será incompleto y carecerá de bases sólidas en las que apoyarse. Un PMS es la base sobre la que debería apoyarse la estructura de un hotel.
Aquí van 5 soluciones imprescindibles que proveen los nuevos sistemas de gestión hotelera:
1. Aumento de la productividad en el área de recepción y en la gestión de las habitaciones
Es indudable que un sistema online, centralizado y accesible por todo el equipo, permite;
- mejorar la comunicación,
- evitar malentendidos,
- registrar la realización de las tareas,
- asignar responsabilidades,
- establecer prioridades operativas y
- ordenar claramente el trabajo diario.
El ahorro de tiempo que se logra al automatizar funciones y reemplazar modos de trabajo manual saltan a la vista, lo cual ayuda a concentrar la atención en aspectos estratégicos, tales como mejorar el servicio al huésped y aumentar los ingresos.
2. Acceso fácil y flexible a la información
Un PMS basado en la nube permite ser accedido en cualquier momento desde cualquier dispositivo que tenga conexión wifi (sea un celular, una tablet o una laptop). Las necesidades del gerente o del dueño de un hotel independiente exigen hacer un seguimiento constante de los indicadores económicos y del rendimiento del negocio. Hoy en día, la dinámica del trabajo del hotelero ya no significa estar sentado frente a un escritorio en una oficina, sino activamente estar en movimiento constante ya sea dentro o fuera del hotel.
3. Ahorro de dinero y optimización de los ingresos
Las mejoras en los tiempos de ejecución de las tareas del personal y la planificación del trabajo diario tiene como consecuencia una reducción del gasto operativo, no sólo por la reducción de errores e imprecisiones sino también porque permite un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, evitando nuevas contrataciones innecesaria de personal.
Además, contar con reportes históricos precisos sobre la marcha del negocio, y pronósticos reales de ingresos y ocupación, favorece una correcta toma de decisiones en la definición de tarifas, lo cual impactará positivamente en la ocupación y en la tarifa promedio.
4. Integración con otras aplicaciones tecnológicas en tiempo real
Los Sistemas de Gestión Hotelera online actuales pueden y deben conectarse fácilmente a herramientas complementarias como el Motor de Reservas Directas y el Channel Manager, lo cual dinamiza aún más los procesos de gestión de reservas e ingresos de un hotel.
Un PMS que transmite información en tiempo real sobre la ocupación y las tarifas del hotel:
- elimina posibilidades de sobreventa,
- optimiza el aprovechamiento del inventario de habitaciones y
- hace automática la carga de información en las agencias de viajes online y el motor de reservas,
Todo esto ahorrando los tiempos de carga manual.
5. Mejoras en la satisfacción del huésped
Un Sistema de Gestión Hotelera logra construir una valiosísima base de datos de huéspedes, la cual puede ser aprovechada inteligentemente con encuestas de satisfacción antes y después de la estadía para mejorar aspectos clave en la provisión del servicio y escalar posiciones en los ránkings de reputación en sitios como Trip Advisor o Trivago.
CONCLUSIÓN:
Incorporar un PMS es clave para la gestión exitosa de los hoteles independientes y para acortar la brecha tecnológica con las grandes cadenas hoteleras.
Un PMS debe ser considerado una verdadera inversión estratégica para el hotelero independiente que pretenda fortalecer la posición competitiva de su emprendimiento.
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